Am 18. April des Jahres 1980 traf sich eine kleine Gruppe von 18 Personen im Hause Hamberger. Ziel und Thema der damaligen Zusammenkunft war, eine Interessengemeinschaft zu bilden, deren Ziele an diesem Abend festgelegt wurden. Damals war der Kauf des Schlosses durch die Marktgemeinde Rimpar im Gespräch, aber noch nicht endgültig abgeschlossen. Das eine Ziel sollte sein, die historische Substanz des Gebäudes zu erhalten, unter Mitwirkung des Landesamtes für Denkmalpflege, gleichgültig ob der Besitzer weiter der Freistaat Bayern oder die Marktgemeinde Rimpar wäre.
Durch kulturelle Bemühungen sollte das Schloss überregional bekannt werden. Das Gebäude sollte in Verbindung mit dem Landesamt für Denkmalpflege, durch Freilegungen und Entschuttungen historisch erforscht werden.
Die anwesenden Personen waren mit den Grundsätzen und der Bildung einer Interessengemeinschaft einverstanden und wählten Edwin Hamberger zum Sprecher.
Am 17. Juli 1980 war im Gasthaus Schäfer ein weiteres Treffen. Im Wesentlichen wurde damals besprochen, dass am 16. September 1980 um 20 Uhr, im Rittersaal des Schlosses Grumbach, der Verein Freundeskreis Schloss Grumbach gegründet werden sollte.
Inzwischen hatte die Marktgemeinde Rimpar das Gebäude Schloss Grumbach vom Freistaat Bayern erworben. Sicher konnte die Interessengemeinschaft hierbei auch mitwirken, dass durch ihren Willen, das Schloss zu erhalten und durch öffentliche Vorträge eine positive Resonanz bei der Bevölkerung und den Verantwortlichen entstand.
Am 16. September 1980 konstituierte sich die ehemalige Interessengemeinschaft im Rittersaal des Schlosses zu dem Verein Freundeskreis Schloss Grumbach e.V.
Im Verlauf der nächsten 37 Jahre wurden vom Verein rund eine halbe Million Euro an Arbeitsleistungen, Geldaufwendungen und Spenden für Schloss und Museum erbracht. Weiterhin wurden die Museumskonzepte erstellt und der Museumsausbau mit finanzieller Hilfe der Marktgemeinde Rimpar, des Bezirks von Unterfranken und Spendern durchgeführt. Von 1996 – 2010 entstanden die Museen: Archäologisches Museum, Bäckereimuseum, Trachtenmuseum, Mauer- und Zimmerermuseum und Kriminalmuseum. Darüber hinaus wurde die Brunnenstube „Kaltenbrunn" im Gramschatzer Wald restauriert.
Des Weiteren wurden 340 Veranstaltungen durchgeführt: Konzerte, Dichterlesungen, historische Ein- und Mehrtagesfahrten, Sonderausstellungen, Vorträge, fränkische Tanzabende, Schloss- und Kaltenbrunnfeste, 1260 Schloss- und Museumsführungen u. a. sowie eine Trachtengruppe und eine historische Gruppe gegründet. Daneben erfolgten noch 13 Veröffentlichungen zur Schloss- und Ortsgeschichte, wurden ein Video-Film zur Schlossgeschichte und fünf Filme für die Medienstationen in den Museen erstellt.
In den Jahren 2015/16 entstand im Schlosshof gemeinsam mit der Marktgemeinde eine Ausstellungshalle mit Infotafeln und Modellen für die Berufe Maurer und Zimmerer.